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智慧校园之协同办公

     更新时间:2019-03-08

        

       在我们日常工作中,往往需要多人共同完成一个文档内容或电子表格(如:每周工作、数据填报、成绩统计等),我们一般都是通过拷贝文档,一个个轮流填报,或者通过共享文件的方式,轮流填报。虽然这几种方式也可以完成数据内容的填写,但很多时候却比较费时,往往还会出现一个人在编辑的时候,其他人只能等待;多人填写,导致覆盖他人填写内容;多次修改后,不知道哪一份文档是才是我们需要的版本……

今天和大家分享的就是基于钉钉的智能文档,通过智能文档,我们可以实现在线、同时、多人共同填写数据内容,实时保存,再也不要担心数据覆盖问题、多人同时填写覆盖问题、历史版本问题等。

   

数据填写方式分析

数据填写方式一:拷贝方式填写

最原始的填写方式,需要一个个拷贝过来,效率低下,填写人员过多容易导致错误,版本控制混乱。

数据填写方式二:共享方式填写

只能针对局域网内操作,不能同时多人填写,往往会出现某人填写忘记关闭文档,他人只能干等,效率较低,不能设置具体的权限控制。

数据填写方式三:钉钉智能文档

全网协同,手机、PC端不受office软件版本限制,不受人员限制,填写历史版本一清二楚。可以有效设置具体的人员操作权限,实时分享,实时填写,实时保存。

智慧校园之协同办公(图1)智慧校园之协同办公(图2)智慧校园之协同办公(图3)

   
应用场景一:每周工作
每周学校各条线负责人都需要把下周工作汇总在一起(每周工作安排),然后由办公室负责发布。
以前:办公室主任把每周工作安排文档放在学校公用平台里面(局域网共享方式),通知各条线负责人,各负责人只能在学校通过电脑填写下周工作,然后每周日办公室主任要到学校电脑上操作,整理大家填写的文档后发布“每周工作”。
现在:办公室主任在钉钉行政群里,建立每周工作安排文档,各条线负责人可以随时通过手机或电脑在线填写工作安排,并且通过@功能,直接可以把具体任务安排@某人,实时提醒。同时办公室主任也能够实时了解各条线的填写情况,不需要到校,通过手机就可以及时发布“每周工作”。

智慧校园之协同办公(图4)

    
应用场景二:活动安排
以前:活动负责人起草好活动安排表,发送各条线负责人审阅。没有修改还好,如果有修改的话,那负责人就需要汇总修改意见,如果修改较多,就会出现修改第一版、修改第二版、修改第三版、修改最终版……版本混乱,容易导致错误。
现在:活动负责人起草好活动安排表,通过上传钉盘共享文件,分享给需要审阅的领导人,设置好权限。各条线负责人收到分享信息后,直接在线审阅和修改,实时动态保存。负责人只需要关注一个文档就可以了解所有领导的审阅修改信息,历史修改记录清楚,再也不要去保存多个文档了。

智慧校园之协同办公(图5)

    
应用场景三:成绩录入
以前:每次学校考试完毕,为了保护学生的隐私和保证成绩公正,往往由学科备课组长在某台电脑上轮流完成指定学科成绩的输入。输入完成后,再发送给教导处进行成绩汇总。这种方式容易导致成绩泄露,效率低下。
现在:教导处直接创建各个班级的成绩汇总表,通过设置输入人员权限,各备课组长收到输入消息,直接通过手机或电脑在线输入成绩,实时保存。这种方式责任到人,避免了成绩的泄露,教导处也能够实时了解成绩的输入情况。输入完毕,关闭共享,保证了信息的安全。

智慧校园之协同办公(图6)


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